La Organización de la Fiesta de Fin de Año: Toda una odisea
Sin lugar a duda, este año fue complicado para las finanzas empresariales; primero los disturbios con el sector rural, luego la incertidumbre proveniente de las elecciones y por último el advenimiento de la nueva gripe. Bajo este escenario, la mayoría de las empresas no ha tomado aún la decisión referente a la realización o no de la fiesta de fin de año corporativa.
El problema se encuentra en que las fiestas de fin de año son muy ansiadas, en general, por los empleados; quizá el evento interno más esperado del año. Entonces, ¿cómo decirle a los empleados que no habrá fiesta, sin disminuir la iniciativa y la motivación laboral?
En muchos casos existe la posibilidad de realizar una fiesta más austera, lo cual a veces se ve como una situación aún más negativa que el hecho de no realizarla. Sin embargo, en reiteradas ocasiones, la creatividad permite bajar costos sin bajar la calidad a la cual se estaba acostumbrado.
Ahorrar en cuanto al catering es dificultoso, en especial, si los invitados venían habituados a un catering de alto nivel. A diferencia de lo que normalmente se cree, realizar un cocktail en vez de una cena formal, no reduce los costos ya que un cocktail abundante implica variedad de bocaditos e incluso islas. Esto significa que reemplazar una cena formal por un cocktail no variará el presupuesto.
En nuestra experiencia, es preferible ahorrar en el salón antes que en el catering. Se puede optar por un salón menos costoso, agregándole, en cambio, algunos toques de ambientación de bajo costo, que generen un buen clima. Por otro lado, son numerosos los salones que hicieron su apertura en este año; por lo cual el mercado ofrece muchas promociones respecto a tarifas y servicios incluidos; contando así con la posibilidad de realizar un evento en un espacio físico de gran nivel, a precios muy rebajados por su nueva inserción en el mercado (en un año no tan agraciado para ello).
Desde Naiades, siempre sugerimos en épocas de crisis potenciar aún más los lazos internos para realizar shows o actividades de integración previos a la fiesta que permitan la no contratación de actores o shows externos. Según el estilo y perfil del personal, se pueden armar bandas musicales o grupos de baile previos al evento para que el día de la fiesta sean ellos los verdaderos actores. En otros casos, en los que no haya músicos o bailarines, se pueden grabar videos originales que sirvan como entretenimiento; los mismos pueden reemplazar a los shows de recepción o a los shows secundarios.
Las formas de ahorro son múltiples; las invitaciones tradicionales de papel pueden reemplazarse por flyers o newsletters interactivos. Los shows de grupos musicales famosos pueden reemplazarse por covers de excelente nivel. Aquellas empresas que normalmente contrataban covers y este año tienen que bajar aún más los gastos, pueden elegir grupos de bailarines de covers que interactúan y hacen participar al público; lo cual genera el mismo entorno pero reduciendo bastante el presupuesto.
De esta forma es posible armar fiestas de fin de año económicas y originales, para no dejar de festejar por todos los logros y esfuerzos pasados durante los doce meses de trabajo.
Jimena Reboa- Directora de Naiades Consulting
