Las nuevas formas de comunicación digital aplicadas a la organización de eventos
El vertiginoso crecimiento de internet en los ultimos años fue brindando nuevas herramientas que pueden tenerse en cuenta a la hora de organizar un evento. Estos nuevos métodos de comunicación y promoción suelen ser tomados con gran aceptación, ya que son originales y en la actualidad no se utilizan con tanta frecuencia.
El email se ha convertido en uno de los medios más poderosos y efectivos para llegar a las personas y si estamos pensando en organizar un evento, ya sea el lanzamiento de un producto o servicio, una inauguración o un evento interno para los empleados, las invitaciones digitales (flyers o e-cards) y minisitios son una opción interesante, tanto para generar convocatoria como para transmitir mensajes, que luego se seguirán comunicando a lo largo del evento.
Los beneficios que traen estas nuevas herramientas son múltiples. Las invitaciones tradicionales de papel pueden, por ejemplo, reemplazarse por flyers o e-cards como forma de ahorro. Éstas son tarjetas virtuales animadas y sus costos de desarrollo son menores a la de las invitaciones tradicionales, sólo es necesario contar con la base de datos de emails de los destinatarios. Por otra parte, estas herramientas pueden complementarse con el envío de participaciones tradicionales para asegurarse de llegar a todos los invitados.
Otro beneficio importante del uso de invitaciones digitales, es que si el evento es masivo y se quiere generar una mayor convocatoria, una vez enviadas, éstas se reproducen viralmente a través del reenvío de emails.
En muchos casos es necesario acompañar las invitaciones digitales con minisitios, es decir páginas de internet creadas específicamente para el evento. Muchas veces los minisitios son creados para que los invitados puedan inscribirse al evento. De esta manera las personas que se registren son cargadas en una base de datos que puede ser visualizada y modificada por el administrador en cualquier momento desde un panel de control.
Pero en tiempos de la web 2.0, mostrar una pequeña reseña del evento, es sólo el comienzo. Además se pueden subir fotos y videos del mismo, y los invitados, mediante un acceso (restringido o no), podrán comentar, votar y contactarse.
La utilización de minisitios para eventos tiene alcances infinitos, desde el broadcasting en vivo del evento, es decir, la transmisión en vivo a través del sitio, hasta la posibilidad de crear juegos virtuales que generan gran interactividad con el usuario. En algunos casos, se podrán desarrollar juegos virtuales, especialmente diseñados, relacionados con la temática de la empresa o del evento. Los usuarios, luego de la inscripción al evento, podrán jugar y, en caso de éxito, retirar el premio durante el festejo.
Estos son sólo algunos de los innumerables usos que se le puede dar a la tecnología aplicada a la organización de eventos empresariales.
Bruno Pablo Pérez – Responsable de Comunicaciones de Naiades Consulting
