Aspectos a considerar a la hora de organizar la fiesta de fin de año
Comenzando el mes de septiembre, muchas empresas inician el proceso de organización de la famosa fiesta de fin de año, a pesar de que la actual situación económica implica, en la mayoría de los casos, una reducción de los presupuestos destinados a dicho evento. Es por eso que en esta nota aprovechamos para contarte algunos aspectos que conviene contemplar en el momento de planificar cualquier tipo de festejo de cierre del año.
Es fundamental determinar, en primera instancia el perfil de los invitados, la edad promedio, las funciones que cumplen dentro de la empresa, así como también tener en cuenta la tradición en lo que respecta a cómo suele festejar la empresa. Esto último es prioridad si se quiere lograr el éxito de la reunión a los efectos de no crear eventos reiterativos y renovar año a año de acuerdo a las distintas tendencias y expectativas de los invitados.
Una vez determinado lo anterior, se procede a elegir entre un evento diurno o nocturno. De esta decisión dependerá en definitiva la elección de la locación. Normalmente los eventos diurnos suelen llevarse a cabo en estancias, quintas, casas de campo o salones con espacios al aire libre, mientras que los eventos nocturnos se adecuan más al formato de salones, hoteles y estancias, siempre y cuando éstas últimas tengan fácil acceso. Sin embargo, la división no es necesariamente tan rígida. Actualmente existen muchos salones por Zona Norte, a sólo minutos de Capital Federal, que cuentan con amplios espacios al aire libre, así como también viejas casonas reformadas que rompen con el formato de un salón tradicional, algunas incluso con un pasado histórico muy interesante y ambientadas siguiendo la línea.
Posteriormente, se debe optar por el estilo general que tendrá el evento: ¿cuáles serán los objetivos? ¿sólo diversión y agasajo? ¿O se aprovechará la fiesta para integrar y fomentar valores? ¿cuáles serán las actividades principales?
El catering será seleccionado una vez definido el entorno a crear, y no antes. La elección del catering finger food o en banquete y la selección de los platos dependerá de las actividades y no a la inversa. El finger food, por ejemplo, se recomienda para eventos que yo llamo “festejos de tipo feriales”, informales, en los cuales se presentan muchas actividades secundarias (y quizá alguna principal); en estos casos las actividades se plantean de forma ferial en tanto los invitados pueden elegir en cuáles participar y en cuáles no (algunas de estas actividades son la consola de juegos wii, los simuladores, los juegos interactivos, juegos de casino, juegos karmesse, entre otras).
Para eventos con un formato más rígido, en donde los invitados deberán seguir un timing más estricto, se recomienda un catering más formal que incluya primer plato, plato principal, postre y servicio de café o final de fiesta.
Una vez definidos todos estos aspectos queda por resolver el tema del equipamiento técnico, DJ, sonido e iluminación y la ambientación. No olvidarse de la comunicación: un evento puede ser bueno por su puesta en escena pero sólo será útil y eficiente si cuenta con una buena estrategia de comunicación.
Lic. Jimena Reboa- Directora de Naiades Consulting
